In een tijd waarin veel evenementen worden afgeblazen als gevolg van de coronapandemie gaat men logischerwijs op zoek naar alternatieven. Wat kan er momenteel nog wel en waar moeten we op letten? Het is goed om altijd te zoeken naar nieuwe mogelijkheden, tenslotte blijven mensen het leuk vinden om activiteiten te ondernemen.
In de eigen bubbel
Een goed voorbeeld van een evenement wat al snel doorgang kan vinden is een toertocht. Het voordeel van een toertocht is dat het eigenlijk in alle jaargetijden georganiseerd kan worden. Natuurlijk is alles leuker als het zonnetje schijnt, maar als de toertocht met de auto is zitten de deelnemers in ieder geval droog, mocht er tussendoor toch wat regen vallen. Een ander voordeel van zo’n toertocht met de auto is dat de deelnemers voornamelijk contact hebben met de door hen gekozen bijrijders.
Eenmalig of terugkerend?
Een toertocht organiseren klinkt simpel, maar toch komt er wel het één en ander bij kijken. Het mooiste is natuurlijk als men voor het organiseren gebruik kan maken van een efficiënt CRM systeem, zeker wanneer men van plan is om een dergelijke tocht met enige regelmaat te organiseren. In een dergelijk systeem kan men strategieën combineren om deelnemers en sponsors van de tour aan te trekken en te behouden. CRM is namelijk een slimme technologie die gecombineerd is met een winstgevende filosofie. Met CRM kun je actief en gestructureerd werken en doordat alle informatie op één plek wordt verzameld, werkt het ook nog eens efficiënter en kun je makkelijker op nieuwe mogelijkheden inspelen.
De datum bepalen
Allereerst moet er natuurlijk een datum worden vastgesteld. Check hierbij ook even of er niet al een heleboel andere evenementen op die dag gepland staan. Er is zelfs een landelijke toerkalender die geraadpleegd kan worden. Vervolgens moet de omgeving bepaald worden waar de route gereden moet worden. Wil je dat redacties van toerclubs deze informatie publiceren? Hou er dan rekening mee dat de informatie vaak meer dan twee maanden van tevoren aangeleverd moet worden. Benader doelgroepen per email en zorg dat er een speciale internetsite is. Check met overheidsinstanties en andere betrokkenen in de omgeving waar gereden wordt om onvoorziene problemen te voorkomen.
Praktische zaken
Ook het inschrijfgeld moet bepaald worden. Ons advies is om dit zo laag mogelijk te houden. Zorg ook dat de instructie goed wordt uitgewerkt ook voor de beginnende deelnemers. Geef hierbij aan welke routeplanner ze het beste kunnen gebruiken. Rij vooraf ook meerdere malen de route zelf en rij hem zeker nog een keer op het laatste moment. Er kunnen altijd wijzigingen in de doorgang van de route optreden die van belang zijn om aan de deelnemers te melden. Laat nooit alleen de route checken door diegene die de route heeft bepaald. Eigen fouten worden sneller over het hoofd gezien.
Hulp inschakelen
Voor een toertocht zijn meestal vrijwilligers nodig en eventueel ook de inzet van EHBO’ers en een verbanddoos. Misschien zelfs een bezemwagen. Zorg voor een lijst met nooddiensten, zoals de dichtstbijzijnde ziekenhuizen en huisartsen, communiceer duidelijk met iedereen die bij de organisatie betrokken is en check ook de benaderbare medische instanties. Zorg bijtijds dat eventueel prijzen of herinneringen aan de toertocht geregeld zijn. Denk ook aan stempelkaarten en stempels. Zorg dat er tot slot altijd voor dat er iemand beschikbaar is om te eventuele vragen van deelnemers tijdens de tour te beantwoorden.